[ 무역서류 ] 주문서 PO-Purchase Order 작성과 양식

무역서류 주문서 PO는 잠재 판매자(수출자)에게 공식적으로 수입하고픈 상품/제품에 대해 구체적인 가격, 수출조건과 가격 조건, 보험조건, 검사에 관한 내용을 제품 가격과 함께 협의를 요구하는 문서로 수출자의 판매조건에 대한 견적 조건을 합의해보는 문서입니다.

 

주문서는 PO(Purchase Order) 견적서를 받기위한 수입자(구매자)의 정식 오퍼에 가깝다고 볼 수 있습니다. PO를 자주 오퍼 하다 보면, 지난번에 송부했던 PO에서 가격 조건 변경과 선적 조건의 변경 등에 관한 히스토리를 알 수 있으며, 대량주문 시에 주문을 넣는 격식적인 무역서신입니다.  

 

PO(Purchase Order) 양식

 

PO는 형식적인 폼이기 보다 정기적인 주문 확인 양식으로 많이 사용됩니다. 단가가 저렴하고 낮은 제품일수록 환율에 대해 영향을 많이 받기 때문에 단가가 낮은 제품일수록 년 초에 제공받은 단가와 연말에 받은 단가가 다른 점이 있습니다. 해당 제품은 소재나 원재료 등과 같이 위안/US$ 환율에 따라 변경이 있어 주문서(PO)를 보낸 후 구매 협의가 완료되면  양사 간의 가격의 구매/판매 계약서 작성이 필요합니다.

 

 

PO(Purchase Order).doc

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PO 상단은 수입자(구매자)의 업체명과 회사로고와 같은 전문 'HEAD LETTER'를 입력합니다.

To : 수출자명, 수출담당자, 주소등 연락처를 입력하여 공문 형식으로 작성을 합니다.

PO No/Date : 주문서(PO)를 보낸 번호/날짜를 입력, 무역서신은 일련번호를 가지고 판매자가 제공한 가격 확인과 추후 단가변경 등 정정, 수정된 내용을 조회할 수 있도록 주문서 별로 번호를 가져보는 것이 좋습니다.

 

Country of Origin: 만일 수출자가 중국이지만 제 3국에서 가공해서 선적되는 경우도 있으므로 원산 지명을 꼭 확인해보는 것이 좋습니다.

Shipment Mode: 선적조건이며, 항공/해상 운송 중 판매자가 타당하게 제공하는 기본 조건 방식입니다

PAYMENT: 수출자가 선호하는 지불(송금) 조건이며, 대개의 경우 무역에서는 T/T(전신환 송금)을 주로 사용합니다.

Packing/Insurance: 포장, 보험은 선적 조건에서 많이 표기되지만 구체적으로 판매계약서를 작성하여, 대량 구매 시 요구되는 선적, 지불조건을 협의하는 게 좋습니다. 초기 PO 발송은 수출자가 선호하는 방식으로 Acceptable 하는 것이 좋습니다.

Remarks(기타 사항): 수출자가 권고하는 기타 요구사항 및 요건을 제공합니다.

 

 

앞서 말씀드린 바와 같이 주문서 작성은 추후 주문한 내용과 다르게 가격과 금액 문제가 발생 시 PO는 증거, 증빙자료가 될 수 있으므로 꼼꼼하게 확인 후 앞으로 주문을 할 수 있습니다. 마찬가지로 단가 환율에 영향을 많이 받는 소재나 원재료일수록 소량 주문과 대량주문 시에는 늘 같은 단가를 제공하는 수출업체는 없습니다. 그러한 변동되는 제품 단가 사항에 대한 합당한 내용과 전문을 받아야 하며, 업체 간의 계약서 작성은 필수로 요구될 수 있습니다.

 

오퍼시트(Offer Sheet) 내용 작성과 회사소개 함께 하기

주문서는 간결하게 주문할 제품에 확인을 해보는 것이며, 업체별/제품별에 대한 심화적인 부분은 양식에서 추가하거나 불필요한 부분은 삭제할 수 있습니다.